กฎ 5 ข้อของจดหมายข่าว

Email เป็นช่องทางการสื่อสารที่รู้จักกันดีนับตั้งแต่ ปี พ. ศ. 2513 โดยมีการส่งอีเมลข่าวสารฉบับแรกในปี พ. ศ. 2521 โดยในปัจจุบันมีผู้ใช้อินเทอร์เน็ต 9 ใน 10 ราย ที่ใช้งาน Email ซึ่งคุณอาจคิดว่าการเตรียมหรือทำ Email marketing หรือ E-newsletter เป็นเรื่องที่ง่าย คำตอบนั้นก็อาจจะเป็นได้ทั้งใช่และไม่ใช่ มันคงเป็นเรื่องง่ายถ้าคุณต้องการส่งอีเมลไปยังคนจำนวนมากๆ โดยที่คุณมีเนื้อหาอีเมลและทุกอย่างพร้อมอยู่แล้ว แต่ปัญหาที่ซับซ้อนมากกว่านั้น คือ การส่งอีเมลอย่างไรที่จะทำให้คุณได้รับผลตอบรับที่ดี หรือเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ต่างหาก

1.รวบรวมฐานรายชื่ออย่างชาญฉลาด

สิ่งสำคัญที่สุดของการทำ Email Marketing คือ อย่าซื้อฐานรายชื่ออีเมล! ในหลายประเทศมีข้อบังคับที่ไม่อนุญาตให้คุณส่งอีเมลเชิงพาณิชย์ไปยังบุคคลที่ไม่ได้ทำการตกลงร่วมกัน หรือไม่ได้สมัครรับข่าวสาร (Subscribe) และนี่ไม่ใช่เหตุผลเดียว เพราะการซื้อฐานรายชื่ออีเมล บางทีอีเมลที่ได้มาอาจเป็นสแปมที่ถูกสร้างขึ้นโดยผู้ให้บริการอีเมลและองค์กร เช่น Spamhaus หรือ SURBL หากคุณส่งอีเมลไปยังอีเมลเสีย หรืออีเมลที่ไม่ถูกต้องมากๆ คุณอาจถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปมเมอร์ในแคมเปญอื่นๆ ในอนาคต นอกจากนี้จะส่งผลให้คุณไม่สามารถแยกประเภทข้อมูล ความสนใจของฐานรายชื่ออีเมลที่เรามีอยู่เพื่อวางกลยุทธ์อื่นๆ ต่อไปอีกด้วย

วิธีการเก็บข้อมูล

1. เก็บข้อมูลผ่านทางฟอร์มลงลงทะเบียนบนเว็บไซต์ สื่อสังคมออนไลน์ หรือ หน้า Landing Page ของคุณ
2. เก็บข้อมูลในระหว่างการประชุมและการฝึกอบรม หรืออีเวนท์ต่างๆ (ที่นี่คุณอาจได้ connection เพิ่มมากยิ่งขึ้น)
3. เก็บข้อมูลด้วยวิธีการให้ยืนยันเพื่อรับข่าวสารจากคุณ

2.ศึกษาพฤติกรรมของผู้รับอีเมล

การส่งอีเมลก็เปรียบเหมือนละคร คือ ผู้รับอีเมลควร หรือต้องมีส่วนร่วมด้วย การติดต่อสื่อสารประเภทนี้ทำหน้าที่กระชับความสัมพันธ์กับลูกค้าและมีเป้าหมายเพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบถึงข่าวสารใหม่ ๆ บอกให้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงข้อเสนอและการปรับปรุงภายในบริษัท หรือตามต้องการ

อันดับแรกคุณควรจัดเตรียมรูปแบบ หรือ Email Template ให้พร้อม
ควรส่งอีเมลที่มีความถี่คงที่ เช่น ส่งทุกสัปดาห์ในวันพุธหรือในวันที่ 1 ของแต่ละเดือน เพื่อให้ผู้รับจดจำช่วงเวลาการส่งอีเมลของเราได้ ซึ่งแน่นอนว่าความถี่ในการส่งขึ้นอยู่กับคุณและธุรกิจของคุณ นักการตลาดบางคนสามารถจัดเตรียมอีเมลเพื่อส่งสัปดาห์ละครั้ง แต่บางคนก็ไม่ แต่ต้องอยู่ในความถี่ที่พอดี ไม่เช่นนั้นอาจถูกมองว่าเป็นสแปมได้

อีกวิธีหนึ่งในการสร้างความคุ้นเคยให้กับสมาชิกอีเมล คือ การรวมเนื้อหาพรีเมียม อาจเป็น E-book รายงานต่างๆ บัตรกำนัล ฯลฯ ที่มีให้เฉพาะสำหรับผู้ที่เปิดอีเมลของคุณเท่านั้นซึ่งต้องเป็นสิ่งที่ควรได้มากกว่าที่พวกเขาเห็นตามเว็บไซต์หรือสื่อสังคมออนไลน์ต่างๆ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เวลาในการเตรียมเนื้อหาพรีเมี่ยมเหล่านั้นนานๆเสมอ แค่ความคิดสร้างสรรค์เล็กๆ น้อยๆ ที่มีความน่าสนใจ พร้อมทั้งดึงดูดผู้รับด้วยการออกแบบกราฟิกที่เรียบง่าย สวยงาม หรืออาจเป็นเรื่องตลกก็ได้

3.เลือกหัวข้ออีเมล (Subject name) ให้เป็น

การคิดหัวข้ออีเมล หรือ Subject เป็นสิ่งสำคัญมากกว่าที่คุณคิด ถ้าพูดถึง Open Rates สิ่งที่น่าแปลกใจ คือ มีจำนวน 33% ที่เลือกเปิดอ่านอีเมลตามหัวข้อ และอีกส่วนหนึ่งจำนวน 69% ของผู้ใช้อีเมลมักจะติดป้ายข้อความว่าเป็นสแปมโดยไม่ได้เปิดอ่านเลยด้วยซ้ำ ดังนั้น Subject คือสิ่งสำคัญ และคุณควรเลือกหัวข้ออีเมลอย่างชาญฉลาด อย่าใช้คำพูดมากเกินไป ทำให้กระชับและได้ใจความมากที่สุด การทำเช่นนี้สามารถเพิ่ม Open rate ได้มากถึง 126% นอกจากนี้ควรใช้ไอคอนร่วมด้วย เนื่องจากยังไม่ได้รับความนิยมในหมู่นักการตลาด ดังนั้น ไอคอนจึงสามารถช่วยให้อีเมลของคุณดูโดดเด่นมากยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตามพยายามอย่าใช้อักขระมากกว่า 70 ตัว เพราะจะไม่แสดงบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ซึ่งนี่เป็นสิ่งสำคัญมาก เนื่องจาก 54% นิยมเช็คอีเมลผ่านทางสมาร์ทโฟน

4.เพิ่มบริบทให้มีความน่าสนใจ

การเพิ่มบริบท หรือการวางข้อความสั้น ๆ กับข้อมูลบางอย่างหรือการอ้างอิงถึงเหตุการณ์ปัจจุบันสามารถเพิ่มความสนใจในอีเมลข่าวของคุณได้ ซึ่งสามารถเพิ่มความอยากรู้ของผู้อ่านและกระตุ้นให้พวกเขาเปิดอ่านอีเมลของคุณได้

5.ทำ Footer ให้ดูดี

Footer เป็นองค์ประกอบมาตรฐานของอีเมลข่าวสารที่มีการออกแบบมาให้คุณสามารถวางข้อมูลได้มาก โดยส่วนใหญ่จะเป็นข้อมูลการติดต่อ ซึ่งควรทำให้ดูน่าเชื่อถือเพราะเป็นส่วนที่ผู้รับต้องการตรวจสอบว่าใครเป็นผู้ส่งอีเมลให้พวกเขา นอกจากนี้ควรใส่ลิงก์ Unsubscribe หรือ ยกเลิกรับข่าวสารให้ชัดเจน ซึ่งสิ่งนี้มีความสำคัญเป็นอย่างมากในด้านกฎหมาย หรือในประเทศไทยคือให้ถูกต้องตาม พรบ. คอมพิวเตอร์ และใส่ข้อมูลต่างๆ ที่ใช้สำหรับติดต่อ สื่อสังคมออนไลน์ฯ และรายละเอียดอื่นๆเกี่ยวกับคุณ